Publieke optredens

Leden van het Koninklijk Huis leggen circa 250 openbare bezoeken per jaar af. Media zijn bij deze publieke optredens in principe welkom. De RVD zorgt er samen met de ontvangende organisatie voor dat media zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Voor een goed verloop van een bezoek is voor de media een aantal zaken van belang.

Accreditatie

Voorafgaand aan een openbaar optreden van een lid van het Koninklijk Huis brengt de RVD een kort nieuwsbericht uit. In de noot voor de redactie staat vermeld waar en hoe media zich kunnen aanmelden voor een bezoek. Aanmelden vindt in de regel per e-mail plaats bij de ontvangende organisatie. Voor aanvang van een bezoek stuurt de organisatie een persprogramma naar de media die zich hebben aangemeld.
In bijzondere gevallen en bij ontvangsten op de paleizen, verzorgt de RVD de accreditatie en verstuurt het persprogramma.

Beperkte toegangsregeling en pool

Media die zich hebben aangemeld kunnen in principe aanwezig zijn bij de openbare optredens van een lid van het Koninklijk Huis. Het kan voorkomen dat meer media het bezoek willen bijwonen dan de beschikbare ruimte of het karakter van de bijeenkomst toelaat. In deze gevallen wordt een beperkte toegangsregeling of een pool ingesteld. De beslissing om de mediagroep te beperken gebeurt in overleg tussen de RVD en de organisator van het bezoek. Drie criteria kunnen daarbij een rol spelen.

  • De beschikbare ruimte
  • Het karakter van het evenement
  • De veiligheid

De samenstelling van de mediagroep bij een beperkte toegangsregeling of pool is afhankelijk van de situatie en wordt ingevuld door de RVD in overleg met de organisatie. Onder media verstaat de RVD medewerkers van landelijke, regionale en lokale omroepen, verslaggevers van kranten, tijdschriften en websites en freelance (foto)journalisten. Freelance (foto) journalisten moeten ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel. Het kan voorkomen dat freelance journalisten om een brief van een opdrachtgever wordt gevraagd. Bij een beperkte toelatingsregeling wordt een selectie gemaakt uit de media die zich hebben aangemeld voor het bezoek. Nieuwsmedia krijgen voorrang bij de selectie. Bij een publiek optreden met een sterk regionaal of lokaal karakter wordt extra rekening gehouden met regionale en lokale media. Bij voldoende ruimte worden ook freelance (foto)journalisten toegelaten.

Bij een bezoek waar slechts één fotograaf en/of tv-camera kan worden toegelaten, is sprake van een pool. Bij een poolconstructie geldt dat beeldmateriaal en tekst gratis of tegen kostprijs aan derden wordt verstrekt. Voor deze derden geldt de verplichting van bronvermelding en het verbod het poolmateriaal verder door te leveren, op te slaan in beeldbanken of door te verkopen.

Fotograaf / videoteam van ontvangende organisatie

Een fotograaf of videoteam van de ontvangende organisatie mag in principe opnamen maken buiten de officiële persmomenten om. Voorwaarde is dat deze opnamen alleen bestemd zijn voor intern gebruik zoals intranet of interne nieuwsbrieven. Commercieel gebruik van deze beelden door de organisatie is niet toegestaan.

Kleding

Van journalisten mag worden verwacht dat zij passende kleding dragen bij een openbaar bezoek van een lid van het Koninklijk Huis. In een enkel geval wordt vooraf een kledingvoorschrift gegeven. Denk bijvoorbeeld aan gepaste kleding bij een herdenkingsbijeenkomst of een officiële ontvangst. Wanneer de journalist zich daar niet aan houdt, kan de toegang worden geweigerd.