Departement Hofmaarschalk

Gastvrij onthaal

Departement Hofmaarschalk is één van de organisatieonderdelen die binnen de Dienst van het Koninklijk Huis Zijne Majesteit Koning Willem-Alexander, Hare Majesteit Koningin Máxima en andere Leden van het Koninklijk Huis ondersteunen bij hun werkzaamheden. 

Centraal in het werk van de Hofmaarschalk en zijn medewerkers staan de verzorging van gasten en de logistieke uitvoering van evenementen die plaatsvinden binnen (en soms ook buiten) de paleismuren. Veel van deze activiteiten spelen zich af op Paleis Noordeinde, het werkpaleis waar de Koning, de Koningin en een groot deel van de medewerkers van de hoforganisatie kantoor houden. Hiernaast werkt een aantal van hen ook op andere paleizen die worden gebruikt door Leden van het Koninklijk Huis, zoals het Koninklijk Paleis Amsterdam en Paleis Huis ten Bosch.
 

Tot in de puntjes

Vroeg in de ochtend beginnen medewerkers van de Huishoudelijke en Algemene Dienst met het gereedmaken van de kantoren en zalen binnen de paleizen. Zij zorgen ervoor dat de ruimtes er representatief uitzien en dat deze zijn toegerust voor de activiteiten van die dag. Dat begint met het stofzuigen van de tapijten, het afnemen van de tafels en bureaus en het schoonmaken van de binnenzijde van de ramen. Alles wordt tot in de puntjes verzorgd voor een optimaal resultaat. 

Iedereen die één van de paleizen bezoekt als gast van de Koning of voor een vergadering of bijeenkomst, komt langs een aantal medewerkers van Departement Hofmaarschalk. Bij binnenkomst zorgen de portiers voor de eerste opvang. Zij zijn te herkennen aan het livrei dat zij dragen. De portiers houden de gastenlijsten bij en zorgen ervoor dat iedereen uitkomt bij de juiste zaal, vergaderruimte of kamer. Daarnaast vervullen de portiers ook neventaken. Zo worden zij ingezet voor de zogenoemde rijdiensten. Dit betekent dat zij bij de Geloofsbrievenceremonie soms dienst doen als palfrenier. Een palfrenier rijdt mee met de koetsiers en assisteert de ambassadeurs als zij het rijtuig in- en uitstappen. Ook lopen zij op Prinsjesdag mee naast de koetsen en rijtuigen.
 

'Ook gewone dagen zijn mooi'

Erwin Sewbaransingh, portier en plaatsvervangend coördinator, heeft een aantal evenementen persoonlijk meegemaakt. Hij heeft dierbare herinneringen aan het huwelijk van de Koning en Koningin op 2 februari 2002. Sewbaransingh was één van de portiers die mee mochten lopen naast de Gouden Koets: “Dit was zo’n bijzonder moment. Familie in binnen- en buitenland zat te kijken en belde op dat ze ook mij hadden zien lopen. Die dag was echt onvergetelijk. Maar ook ‘gewone’ dagen zijn mooi, dankzij de samenwerking met collega’s zoals de beveiligers en de lakeien.”
 

Lakei in livrei

De lakeien zijn medeverantwoordelijk voor de gastvrijheid binnen de paleizen. Zij zorgen er bij recepties, ontvangsten en diners voor dat het de gasten aan niets ontbreekt. Dit doen zij door hapjes en dranken te serveren en de gasten aan tafel te bedienen tijdens lunches en diners. In de uitvoering van hun taken dragen zij verschillende livreien, afhankelijk van het soort evenement. In mei 2017 zijn nieuwe tenues voor de lakeien en portiers in gebruik genomen. De ontwerpers lieten zich inspireren door de Victoriaanse stijl. Dit komt onder andere tot uiting in de lange jas en de klassieke afwerking. De hoofdkleur is donkerblauw, met Nassaublauw als accentkleur. De dassen hebben een smalle, diagonale oranje streep en aan de onderzijde het monogram van de Koning. Bij formele aangelegenheden wordt de das vervangen door een zwarte strik en bij de meest officiële diners is een witte strik de norm. De livreien worden door zowel mannelijke als vrouwelijke lakeien gedragen.
 

Aan tafel

Niet al het werk dat komt kijken bij de organisatie, voorbereiding en uitvoering van een evenement is even zichtbaar. Het werk van de keukenmedewerkers is hier een voorbeeld van. De koks en de keukenassistenten zijn vrijwel dagelijks bezig met het voorbereiden van lunches en maaltijden voor de vele gasten die op Paleis Noordeinde en de andere paleizen worden ontvangen. In de grote keuken van Paleis Noordeinde, gesitueerd op de zolderverdieping, kunnen maaltijden worden bereid voor ongeveer 150 personen. 
 

Staatsbanketten vinden meestal plaats in het Koninklijk Paleis Amsterdam. In de Burgerzaal is plaats voor maximaal 240 dinergasten. Naast het bezoekende staatshoofd en zijn of haar delegatie, worden hiervoor ook relevante vertegenwoordigers van de overheid, de culturele sector, het bedrijfsleven, de wetenschap en het sociale domein uitgenodigd. De uitnodigingen worden verstuurd door medewerkers van Bureau Evenementen. Zij maken ook de menukaarten, terwijl de Hofmaarschalk zorgt voor de juiste tafelschikking. In samenwerking met collega’s van andere afdelingen wordt de Burgerzaal getransformeerd tot een grote eetzaal. De lange tafels worden daarbij opgedekt met Delfts Blauw servies, geproduceerd door Koninklijke Porceleyne Fles. De glazen van Royal Leerdam zijn een aanvulling op het kristalservies dat de Koning en Koningin als geschenk kregen bij hun huwelijk in 2002. 
 

Precisiewerk

Verschillende afdelingen werken volgens een strak protocol samen bij het dekken van de tafels. Dit gebeurt uiterst precies. Medewerkers van de Garderobe en Linnenkamer zorgen voor de tafelkleden en vouwen de servetten. Hun collega’s die over het servies gaan, meten de exacte positie van borden, glazen en bestek uit en zorgen ervoor dat tussen alle gedekte plaatsen een gelijke ruimte zit. De naambordjes worden geplaatst en de specialisten van de Bloemenkamer verdelen verse bloemstukken evenredig over de tafels. Speciale ornamenten, waaronder kandelaars, schalen en vazen worden door de Zilverkamer op de tafels geplaatst.  

In de kluis van de Zilverkamer worden ongeveer zesduizend artikelnummers beheerd, waarbij één artikelnummer meestal verschillende onderdelen omvat. Een groot deel hiervan valt onder de historische collectie. In samenwerking met Koninklijke Verzamelingen zorgt de Zilverkamer voor het onderhoud, de schoonmaak en soms ook de restauratie van deze voorwerpen. Eens in de zoveel tijd worden objecten uitgeleend aan musea. Ook tijdens de zomeropenstelling van Paleis Noordeinde zijn stukken voor het publiek te zien. In 2018 was onder meer een bijzonder tafelgarnituur ontworpen door Jan Eisenloeffel te bewonderen dat Koningin Wilhelmina in 1901 als huwelijksgeschenk kreeg van het stadsbestuur van Amsterdam. Het strakke zilveren ensemble bestaande uit schalen en kandelaars met geometrische versieringen in onder meer email, gold in die tijd als zeer modern.
 

Zilverbewaarder, valet en kamenier

Senior specialist van de Zilverkamer Govert Zweekhorst heeft als zilverbewaarder veel unieke objecten onder zijn hoede: “Veel mensen kunnen zich geen concrete voorstelling maken van wat een zilverbewaarder doet. Ze zien dan iemand voor zich die met een sleutel voor een kluis zit. Er komt meer bij kijken, met name het historische aspect maakt de werkzaamheden veelzijdig. Bij elk object vragen we ons af: wat is het verhaal dat erbij hoort?”
 

Naast de feestelijke aankleding van de zalen is het ook de kleding van de Koning en vooral de Koningin die de aandacht trekt tijdens ontvangsten en bezoeken. De valet ondersteunt de Koning bij de kledingkeuze en selecteert de onderscheidingen die door hem gedragen worden. Hetzelfde doet de kamenier voor de Koningin. Het uitkiezen van de te dragen juwelen bij officiële diners of Staatsbezoeken doet de Koningin met ondersteuning van de specialist juwelenbeheer. Het juweel dat in 2018 de meeste aandacht kreeg was de Stuart diamant, gedragen door de Koningin tijdens het Staatsbezoek aan het Verenigd Koninkrijk in oktober. 

Achter de schermen

Aan grote evenementen als de inhuldiging, Staatsbezoeken, de Nieuwjaarsontvangsten en het jaarlijkse diner voor het Corps Diplomatique gaan maanden van voorbereidingen vooraf. Edith Veldman-Reijnen, de coördinator Evenementen, herinnert zich nog hoe dit vroeger in zijn werk ging. Toen zij vijfentwintig jaar geleden begon bij de Dienst van het Koninklijk Huis werden alle uitnodigingen nog met de hand gekalligrafeerd. Achter een lessenaar zaten zij en haar collega’s in opperste concentratie kaarten te schrijven. Bordenkaartjes werden met de typemachine vervaardigd. Als de tafelschikking moest worden aangepast, dan werd dit met typex gewijzigd. Tegenwoordig gaat het allemaal heel anders. Veel van het werk is gedigitaliseerd en opgeslagen in werkdossiers die toegankelijk zijn voor allen die bij de voorbereiding betrokken zijn. Dit maakt het makkelijker om overzichten en gastenlijsten te maken en de placeringen aan te passen. Het hele proces is overzichtelijker geworden. Waar voorheen de bureaus vol lagen met papieren uitnodigingen en de bijbehorende adressenbakjes, is bijna alles nu met enkele muisklikken beschikbaar op het scherm. 
 

Modern, met behoud van tradities

De digitalisering vindt Edith Veldman-Reijnen één van de meest kenmerkende veranderingen in haar werk: “Ook de Dienst van het Koninklijk Huis moet mee moderniseren. Hoewel de uitvoering van je baan daardoor verandert, zie je wel dat de rode draad behouden blijft. Het bewaken van kwaliteit en protocol, het bieden van gastvrijheid en het nastreven van de hoogst mogelijke standaard in de uitvoering blijven de kernwaarden. We zijn modern gaan werken met behoud van de tradities.” Het mooiste aspect van haar werk vindt ze de samenwerking met haar collega’s, zowel binnen als buiten het Departement Hofmaarschalk, bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen. “Bij het eindresultaat komt het werk van iedereen samen. Dan zie je die bloemen daar staan, de tafels gedekt, de gasten die aanschuiven, de Koning en Koningin die de zaal betreden. Alle echelons komen samen op dat moment; dat vind ik prachtig om te zien.”